1. Toepassingsgebied
Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Atlas Roeselare verwerkt van (potentiële) leden, bezoekers, werknemers en leveranciers. Voor specifieke diensten (zoals online boeking, e-mailnieuwsbrief of lidmaatschappen via partners) kunnen aanvullende voorwaarden gelden; in die gevallen wordt u hierover vooraf geïnformeerd.
2. Welke gegevens we verzamelen
Afhankelijk van de dienst en uw relatie met ons verzamelen we bijvoorbeeld de volgende categorieën persoonsgegevens:
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, geboortedatum, adres, e-mail, telefoonnummer | Contractuitvoering, communicatie en facturatie |
| Betaal- & facturatiegegevens | Bankrekening, betaalgeschiedenis, facturen | Betaling lidmaatschap en administratie |
| Gezondheids- & medische informatie | Medische verklaringen, blessures, dieetwensen (optioneel) | Veilige begeleiding bij trainingen; alleen met expliciete toestemming of wanneer noodzakelijk voor veiligheid |
| Gebruik & activiteit | Bezoektijden, reserveringen, lesdeelname, trainingsschema's | Faciliteren van reserveringen, statistieken, verbeteren dienstverlening |
| Technische gegevens | IP-adres, apparaat, cookie-id | Websitefunctionaliteit en analytics |
| Marketingvoorkeuren | Communicatievoorkeuren, inschrijvingen nieuwsbrief | Gerichte communicatie (met toestemming waar nodig) |
Opmerking: gezondheidsgegevens zijn speciale categorieën persoonsgegevens onder de AVG. Wij verwerken deze alleen wanneer strikt noodzakelijk en meestal alleen met expliciete schriftelijke toestemming.
3. Doeleinden & rechtsgrond
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en baseren dat op de hieronder vermelde rechtsgronden:
- Contractuitvoering (artikel 6 lid 1 b AVG): uitvoering van het lidmaatschap, toegang tot faciliteiten en facturatie.
- Wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 c): bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten voor facturen.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 f): veiligheid op de locatie, fraudepreventie, verbetering van onze diensten en het voeren van ledenadministratie. Wij wegen onze belangen af tegen uw privacy.
- Toestemming (artikel 6 lid 1 a en artikel 9 voor gezondheidsgegevens): voor nieuwsbrieven, marketing, en indien we gezondheidsinformatie verwerken waar toestemming vereist is.
4. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij langere opslag wettelijk vereist is. Indicatieve bewaartermijnen:
- Financiële administratie: 7 jaar (conform fiscale regels).
- Lidmaatschapsgegevens: zolang het lidmaatschap loopt + 2 jaar na beëindiging.
- Bezoekerslogs: 30 dagen, tenzij nodig voor veiligheidsonderzoeken.
- Marketinggegevens: tot intrekking van toestemming.
- Medische verklaringen: meestal verwijderd binnen 1 jaar na beëindiging lidmaatschap.
5. Delen en derden
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer nodig en onder passende waarborgen:
- Externe verwerkers: betalingsverwerkers, boekhouders, IT-hostingproviders, e-mailplatforms en reserveringssystemen. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af die voldoen aan de AVG.
- Wettelijke verplichting: gegevens kunnen worden gedeeld met autoriteiten indien wettelijk vereist.
- Geanonimiseerde data: we kunnen geanonimiseerde of geaggregeerde statistieken delen voor analyses en rapportage.
Indien we gegevens buiten de EU/EEA overdragen, zorgen we voor passende overdrachtsmaatregelen (zoals EU-standard contractual clauses).
6. Cookies & tracking
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor:
- Noodzakelijke functionaliteit (bijv. inloggen, winkelwagen)
- Analyses en websiteverbetering (bijv. Google Analytics — geanonimiseerd indien ingesteld)
- Marketing en remarketing (alleen met uw toestemming)
U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze website. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan functionaliteit beïnvloeden.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Voorbeelden:
- Versleuteling van gegevens tijdens overdracht (TLS/HTTPS)
- Beperking van toegang op basis van functies
- Beveiligde hosting en regelmatige backups
- Minimaal noodzakelijke gegevensverwerking en periodieke evaluaties
Geen enkele methode is 100% veilig. Bij een beveiligingsincident informeren wij betrokkenen en de toezichthouder conform de AVG.
8. Uw rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: vraag welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie: correctie van onjuiste gegevens.
- Wissing: verwijdering van gegevens onder voorwaarden.
- Beperking: beperking van verwerking.
- Overdraagbaarheid: ontvangst van uw gegevens in een gestructureerd formaat.
- Bezwaar: tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
- Intrekking van toestemming: indien verwerking hierop gebaseerd is.
Verzoeken kunt u richten aan atlasroeselare@hotmail.com. We antwoorden binnen één maand conform de AVG.
9. Klachten
Heeft u een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op via atlasroeselare@hotmail.com zodat wij dit kunnen onderzoeken. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België of de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.
10. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij leden via e-mail of in onze vestiging. De datum van inwerkingtreding staat bovenaan dit document.
11. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Atlas Roeselare
Brugsesteenweg 363C
8800 Roeselare
E-mail: atlasroeselare@hotmail.com
Tel:
